生成AIの社内利用について、「ルールがないから使わせられない」という会社と、「規程を整備中（半年経過）」という会社によくお会いします。その間に何が起きているか。現場はもう使っています。個人アカウントで、ルールのないまま。リスクが最も高いのはこの状態です。この記事では、完璧な規程の前にA4一枚で決めるべき3項目を紹介します。
ルール不在で起きること
- 顧客名や案件情報が、学習に使われる設定のまま入力される
- うまい使い方が個人の中に閉じ、組織の資産にならない
- 「怒られるかもしれない」ので、誰も使い方を相談しない
問題は「使うこと」ではなく「バラバラに使うこと」です。禁止してもこの状態は解消しません。公式に使ってよい範囲を示すことが、実は一番のリスク対策になります。
A4一枚に書く3項目
| 項目 | 決めること | 例 |
|---|---|---|
| ① 入力の線引き | 入れてよい情報・ダメな情報 | 公開情報はOK／顧客名・個人情報・未公開の数値はNG（匿名化すれば可） |
| ② 使うツールと設定 | 会社として推奨するツールと必須設定 | 推奨ツールを1〜2個指定。「入力データを学習に使わない」設定を必須にする |
| ③ 相談窓口と更新 | 迷ったとき誰に聞くか・いつ見直すか | 担当者1名を明記。ルールは四半期ごとに見直す |
この記事のポイント
- 最大のリスクは「禁止」でも「利用」でもなく、ルール不在の野良利用
- A4一枚に3項目：入力の線引き・推奨ツールと設定・相談窓口
- 禁止一覧ではなく「ここまではOK」を示すルールにする
「禁止一覧」にしない
ルール作りで陥りがちなのが、NG事項を延々と並べる形式です。禁止一覧は読まれず、萎縮だけを生みます。おすすめは逆の構成 — 「ここまでは自由に使ってよい」を先に、太く書くこと。公開情報の要約、文章の下書き、アイデア出し。この「安全地帯」が明確なら、社員は安心して使い始められ、利用が進むほど相談も増えて、ルールが実態に追いついていきます。
運用のコツは「更新日」
A4一枚のルールには、必ず更新日と次回見直し日を入れてください。ツールも規制も数ヶ月で変わります。「一度作って終わり」のルールはすぐ形骸化しますが、「四半期ごとに直す前提」のルールは軽く作れます。軽く作れるから、今日から始められる — これがA4一枚をすすめる本当の理由です。
まとめ
生成AIの社内ルールは、立派な規程である必要はありません。入力の線引き・推奨ツールと設定・相談窓口。この3項目をA4一枚にまとめ、更新日を入れて配る。それだけで「野良利用のリスク」は「組織の学習」に変わります。
MARCREVIXでは、このルール整備を含めたAI導入の設計をご支援しています。業務に定着するAI導入の設計図もあわせてどうぞ。